HeyLouis AI Service-AGB

1. Geltungsbereich und Vertragsgegenstand

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Bereitstellung KI-gestützter Kommunikations- und Analysesysteme durch die StorageBook GmbH, Oderberger Straße 44, 10435 Berlin („Anbieter“), handelnd unter der Marke „HeyLouis“, im Rahmen eines Software-as-a-Service-Modells (SaaS) sowie deren Nutzung durch gewerbliche Kunden („Kunden“). Die Systeme können insbesondere folgende Kommunikations-, Analyse- und Automatisierungsmodule umfassen:

KI-gestützte Telefonassistenten zur automatisierten Bearbeitung eingehender Telefonanrufe („Phone AI“)

webbasierte Chatbots zur automatisierten Text- und sprachbasierten Kommunikation („Chat AI“)

KI-gestützte Systeme zur automatisierten Verarbeitung, Beantwortung und Verwaltung elektronischer Nachrichten, insbesondere von E-Mails („E-Mail AI“)

Analyse- und Auswertungsfunktionen zur Verarbeitung öffentlich zugänglicher Daten und zur Erstellung aggregierter Berichte („Insights AI“).

(2) Die Systeme umfassen je nach gebuchtem Modul Funktionen zur automatisierten Kommunikation mit Endnutzern sowie zur Analyse und Auswertung von Kommunikations-, Nutzungs- und Systemdaten. Die Kommunikation erfolgt dabei insbesondere textbasiert (z. B. über Chat auf Webseiten), sprachbasiert über Telefonverbindungen oder andere sprachbasierte Schnittstellen sowie gegebenenfalls über weitere digitale Kommunikationskanäle. Analyse- und Auswertungsfunktionen können insbesondere der Bereitstellung von Dashboards, Nutzungskennzahlen, Kommunikationsanalysen, statistischen Auswertungen oder aggregierten Berichten dienen.

(3) Diese AGB gelten ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

2. Vertragsschluss und Leistungsbeschreibung

(1) Der Vertrag zwischen dem Anbieter und dem Kunden kommt durch Annahme eines individuellen Angebots oder durch die Bestätigung einer Bestellung in Textform zustande. Ergänzend gelten diese AGB, sofern nichts Abweichendes vereinbart wurde. Entgegenstehende oder abweichende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, auch wenn der Anbieter ihrer Geltung nicht ausdrücklich widerspricht.

(2) Die Systeme werden im Auftrag des Kunden betrieben. Der Anbieter stellt ausschließlich die technische Softwarelösung für die automatisierte Kommunikation, Nachrichtenverarbeitung, Analyse und Automatisierung bereit. Die Systeme können insbesondere Kommunikationsinhalte empfangen, verarbeiten, analysieren, klassifizieren, Entwürfe oder Antworten erzeugen, Nachrichten versenden, weiterleiten oder an Mitarbeitende des Kunden übergeben. Etwaige, über die Systeme abgegebene rechtsverbindliche Erklärungen, Vertragsangebote oder vermittelte Vertragsabschlüsse erfolgen ausschließlich zwischen dem Kunden und Endnutzern. Der Anbieter wird nicht Vertragspartner der Endnutzer.

(3) Modul: Phone AI

Soweit der Kunde Phone AI nutzt, stellt der Anbieter KI-basierte Systeme bereit, die eingehende Telefonanrufe automatisiert entgegennehmen, Gesprächsinhalte transkribieren, Kommunikationszusammen-fassungen und statistische Auswertungen erzeugen, Anfragen beantworten und Gespräche an Mitarbeitende des Kunden weiterleiten oder übergeben können, einschließlich der Live-Übergabe laufender Kommunikationssitzungen an Mitarbeitende des Kunden.

Die Herstellung der Telefonverbindung erfolgt über Telekommunikationsanbieter, cloudbasierte Kommunikationsdienste oder Telefonanlagen des Kunden. Der Anbieter erbringt keine Telekommunikationsdienste im Sinne des Telekommunikationsgesetzes (TKG).

(4) Modul: Chat AI

Der Anbieter stellt dem Kunden einen kundenspezifisch angepassten, KI-gestützten Chatbot für die automatisierte Kommunikation mit Endnutzern auf Webseiten oder anderen digitalen Kanälen zur Verfügung. Der Chatbot wird auf Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Informationen konfiguriert und kann insbesondere zur Beantwortung häufig gestellter Fragen, zur Weiterleitung von Anfragen oder zur Bereitstellung von Informationen eingesetzt werden.

Darüber hinaus kann das System Kommunikationszusammenfassungen, Nutzungsdaten sowie statistische Kommunikations- und Interaktionsanalysen erzeugen und über bereitgestellte Benutzeroberflächen oder Dashboards zur Verfügung stellen.

(5) Modul: E-Mail AI

Der Anbieter stellt dem Kunden KI-gestützte Systeme zur automatisierten Verarbeitung elektronischer Nachrichten, insbesondere von E-Mails („E-Mail AI“), zur Verfügung.

Das System kann eingehende Nachrichten analysieren, klassifizieren, Kommunikationsinhalte verarbeiten, Informationen aus der bereitgestellten Wissensbasis abrufen, Antwortvorschläge oder vollständige Antworten generieren sowie Nachrichten an Mitarbeitende des Kunden weiterleiten oder zur weiteren Bearbeitung kennzeichnen.

Die Verarbeitung kann je nach vereinbarter technischer Ausgestaltung insbesondere erfolgen durch:

• die Weiterleitung eingehender E-Mails an Systeme des Anbieters,
• die Nutzung vom Anbieter bereitgestellter E-Mail-Adressen,
• die Anbindung an E-Mail-Postfächer oder E-Mail-Systeme des Kunden,
• die Anbindung an Helpdesk-, Ticket-, CRM- oder vergleichbare Kommunikationssysteme,
• die Nutzung von APIs, Schnittstellen, Webhooks oder vergleichbaren technischen Integrationen.

Das System kann sowohl im Entwurfsmodus als auch im Automatikmodus betrieben werden.

Im Entwurfsmodus erzeugt das System Antwortentwürfe oder Antwortvorschläge, die vor dem Versand durch den Kunden oder von ihm autorisierte Personen geprüft und freigegeben werden.Im Automatikmodus kann das System Nachrichten auf Grundlage der vom Kunden vorgegebenen Konfiguration automatisiert versenden.

Das System kann zudem Kommunikationszusammenfassungen, Nutzungsdaten sowie statistische Kommunikations- und Interaktionsanalysen erzeugen und über bereitgestellte Benutzeroberflächen oder Dashboards zur Verfügung stellen.Soweit technisch vorgesehen, können auch Anhänge elektronischer Nachrichten verarbeitet, analysiert oder zur Bearbeitung von Anfragen herangezogen werden.

(6) Modul: Insights AI

Sofern der Kunde entsprechende Analyse- und Auswertungsfunktionen („Insights AI“) nutzt, stellt der Anbieter Systeme zur Verfügung, die öffentlich zugängliche Daten aus Drittquellen (z. B. Bewertungsplattformen oder vergleichbare Dienste) automatisiert abrufen und analysieren, um daraus aggregierte Auswertungen, Berichte und Kennzahlen zu generieren.

Die bereitgestellten Auswertungen dienen ausschließlich der Information und Unterstützung betrieblicher Entscheidungen. Eine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der zugrunde liegenden Daten oder der daraus abgeleiteten Ergebnisse wird nicht übernommen.

Der Anbieter hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit, Richtigkeit oder rechtliche Zulässigkeit der durch Dritte bereitgestellten Datenquellen. Änderungen oder Einschränkungen solcher Drittangebote können die Funktionsweise der Systeme beeinflussen.

(7) Modulübergreifende Integration und technische Einbindung:

Die Systeme können je nach Modul und technischer Ausgestaltung in unterschiedliche Kommunikations- und IT-Infrastrukturen eingebunden werden, soweit der Kunde zur Nutzung dieser Daten und Systeme berechtigt ist.Dies umfasst insbesondere:

• die Einbindung in Websites oder digitale Anwendungen (z. B. mittels Code-Snippet)
• die Anbindung an Telefonanlagen, SIP-Verbindungen oder Telekommunikationsanbieter
• die Anbindung an E-Mail-Postfächer, E-Mail-Systeme, Helpdesk-, Ticket-, CRM- oder vergleichbare Kommunikationssysteme
• die Nutzung cloudbasierter Kommunikationsdienste
• die Integration über APIs oder sonstige technische Schnittstellen in Drittsysteme
• sowie das automatisierte Auslesen, Übertragen oder Synchronisieren von Daten zwischen Systemen, sofern der Kunde hierzu berechtigt ist.

Die konkrete Art der Integration richtet sich nach dem jeweiligen Modul sowie der individuellen technischen Umgebung des Kunden.

(8) Die technische Bereitstellung der Systeme erfolgt über Server des Anbieters oder seiner Subunternehmer. Die Software wird laufend gewartet und weiterentwickelt. Ein Anspruch auf bestimmte Funktionen oder Erweiterungen besteht nicht.

(9) Die Systeme können im Rahmen der in Ziffer 2 (7) beschriebenen Integrationsformen auch über Programmierschnittstellen (API) oder andere technische Integrationsschnittstellen genutzt oder in externe Anwendungen, Plattformen oder Softwarelösungen eingebunden werden, soweit der Anbieter entsprechende Schnittstellen bereitstellt und eine solche Integration vertraglich vereinbart wurde.

(10) Der Anbieter kann dem Kunden Benutzeroberflächen (z. B. ein Dashboard) zur Verfügung stellen, über die der Kunde bestimmte Inhalte, Konfigurationen oder Einstellungen der Systeme eigenständig verwalten, bearbeiten, löschen oder anreichern sowie Nutzungsdaten, Kommunikationszusammen-fassungen, Kommunikationshistorien, E-Mail-Entwürfe, Freigabevorgänge, statistische Analysen, Kennzahlen und sonstige Auswertungen einsehen sowie Speicher- und Aufbewahrungseinstellungen verwalten kann. Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten Leistungsumfang.

3. Telekommunikationsleistungen und Drittanbieter

(1) Die vom Anbieter bereitgestellten Systeme verarbeiten Kommunikationsinhalte, stellen jedoch selbst keine Telekommunikationsdienste im Sinne des Telekommunikationsgesetzes (TKG) oder vergleichbarer gesetzlicher Regelungen bereit.

(2) Die Herstellung, Bereitstellung und Aufrechterhaltung von Telekommunikationsverbindungen erfolgt ausschließlich durch externe Telekommunikationsanbieter (z. B. Carrier, VoIP- oder Cloud-Kommunikationsanbieter).

(3) Der Anbieter kann dem Kunden optional technische Zugänge, Rufnummern, SIP-Verbindungen oder Integrationen zu solchen Drittanbietern bereitstellen, vermitteln oder technisch einbinden, einschließlich der Zuweisung oder Nutzung technischer Durchwahlnummern im Rahmen der Systembereitstellung. Dies erfolgt ausschließlich als unterstützende Nebenleistung zur Nutzung der Software. Der Anbieter stellt keine eigenen Telekommunikationsdienste oder Rufnummern im Auftrag des Kunden bereit.

(4) Auch in diesen Fällen wird der Anbieter nicht selbst zum Anbieter von Telekommunikationsdiensten. Die Verantwortung für die Telekommunikationsverbindung verbleibt beim jeweiligen Drittanbieter.

(5) Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für:

• die Verfügbarkeit oder Erreichbarkeit von Rufnummern
• die Qualität oder Stabilität von Sprachverbindungen
• die dauerhafte Zuteilung bestimmter Rufnummern

(6) Der Kunde ist berechtigt, eigene Telekommunikationsanbieter und Rufnummern zu verwenden, sofern die technische Integration unterstützt wird.

4. Einrichtung, Konfiguration und Anpassungen

(1) Der Anbieter übernimmt die Ersteinrichtung und Konfiguration der Systeme auf Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Informationen. Dazu gehören insbesondere Inhalte wie häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ), Standortdaten, Öffnungszeiten, Preisinformationen, E-Mail-Vorlagen, Signaturen, Kommunikationsrichtlinien, Freigabe- und Eskalationsregeln sowie optional Bildmaterial oder andere spezifische Angaben.

Bei Phone AI umfasst die Einrichtung insbesondere die Konfiguration der Dialogstruktur, die Integration der Wissensbasis sowie die Anbindung der Software gemäß den in Ziffer 2 (7) beschriebenen Integrationsformen.

Bei E-Mail AI umfasst die Einrichtung insbesondere die Konfiguration der Wissensbasis, die Definition von Antwort- und Kommunikationsrichtlinien, die Einrichtung von Freigabe- oder Eskalationsprozessen, die Anbindung von E-Mail-Systemen oder sonstigen Kommunikationssystemen sowie die Konfiguration des Entwurfsmodus oder Automatikmodus.

(2) Der Kunde stellt dem Anbieter sämtliche zur Einrichtung erforderlichen Inhalte vollständig, korrekt und in geeigneter Form zur Verfügung. Der Kunde trägt die Verantwortung für die Richtigkeit, Aktualität und rechtliche Zulässigkeit dieser Inhalte.

(3) Anpassungen an Darstellung und Kommunikation der Systeme (z. B. Name, Farben, Titel, Avatar bei Chat AI, Stimme, Tonalität und Begrüßungstexte bei Phone AI sowie Antwortstil, Signaturen, Kommunikationsrichtlinien und Freigaberegeln bei E-Mail AI) werden auf Wunsch des Kunden im Rahmen der Einrichtung berücksichtigt. Darüber hinausgehende Anpassungen während der Vertragslaufzeit erfolgen nach individueller Absprache.

(4) Der Anbieter erhebt eine einmalige Einrichtungsgebühr. Diese richtet sich nach dem jeweiligen Auftragsumfang und wird im individuellen Angebot oder Vertrag gesondert ausgewiesen. Der Kunde zahlt die Einrichtungsgebühr unabhängig von der Laufzeit und dem Kündigungszeitpunkt des Vertrages. Sie wird dem Kunden auch bei kurzfristiger Vertragsbeendigung nicht zurückerstattet.

(5) Während der Vertragslaufzeit kann der Kunde dem Anbieter jederzeit Änderungswünsche übermitteln, die sich auf die ursprünglich beauftragte Systemkonfiguration beziehen (z. B. Aktualisierung von Inhalten, Bildern oder Standortdaten). Der Anbieter setzt solche Änderungen innerhalb eines angemessenen Zeitraums um, ohne dass hierfür zusätzliche Kosten anfallen.

(6) Änderungswünsche, die über die ursprüngliche Konfiguration hinausgehen – insbesondere die Konzeption neuer Dialogstrukturen oder Agenten, funktionale Erweiterungen der Systeme oder individuelle Beratung – werden vom Anbieter nach Aufwand auf Basis eines gesonderten Stundensatzes abgerechnet. Der Anbieter informiert den Kunden vorab über den entstehenden Aufwand.

5. Nutzungsrechte und geistiges Eigentum

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertragsverhältnisses das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die bereitgestellten Systeme in der jeweils bereitgestellten Form auf der eigenen Website oder anderen eigenen, digitalen Kanälen einzubinden und zu nutzen.

(2) Sofern vertraglich vereinbart, kann der Kunde berechtigt sein, die Systeme auch im Rahmen eigener Dienstleistungen oder Plattformen gegenüber Dritten bereitzustellen oder zu nutzen. In diesem Fall bleiben sämtliche Rechte an der zugrunde liegenden Software und den Systemen beim Anbieter bestehen.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, im Rahmen der Nutzung der Systeme anonymisierte oder pseudonymisierte Nutzungs-, Kommunikations-, Nachrichten-, Zusammenfassungs- und Systemdaten einschließlich daraus erzeugter Entwürfe, Antworten oder statistischer Auswertungen zur Verbesserung, Weiterentwicklung, Qualitätssicherung und zum sicheren Betrieb der Systeme zu verarbeiten und auszuwerten. Eine Verwendung personenbezogener Daten oder vertraulicher Inhalte des Kunden zum Training eigener oder fremder KI-Modelle erfolgt nicht.

(4) Der Kunde ist nicht berechtigt, den Quellcode der Systeme bzw. einzelner Systembestandteile zu bearbeiten, zu kopieren, zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), weiterzuveräußern oder Dritten zur Nutzung zu überlassen, soweit nicht gesetzlich zwingend erlaubt.

(5) Alle Rechte an der zugrundeliegenden Software, dem Systemdesign sowie an etwaigen vom Anbieter erstellten Inhalten (z. B. Chatflows, Textelemente, Designs) verbleiben ausschließlich beim Anbieter bzw. dessen beauftragten Subunternehmern oder Lizenzgebern.

(6) Der Anbieter ist berechtigt, zur Leistungserbringung Subunternehmer oder Drittsysteme (z. B. Hosting- oder KI-Dienste) einzusetzen. Der Anbieter bleibt dabei gegenüber dem Kunden alleiniger Vertragspartner und verantwortlich für die ordnungsgemäße Erbringung der Leistung.

(7) Der Kunde setzt an geeigneter Stelle einen Backlink mit Do-Follow-Attribut auf eine vom Anbieter genannte Anbieter-URL (z.B. auf www.heylouis.ai). Zudem ist der Anbieter berechtigt, in oder bei den vom Kunden genutzten Systemen auf seine Mitwirkung und Urheberschaft hinzuweisen. Dies kann insbesondere durch einen dezenten Copyright-Hinweis, ein Logo oder einen Hyperlink im Widget (z. B. „powered by HeyLouis“) erfolgen. Der Kunde wird den Do-Follow-Link und Urheberschaftshinweise nicht entfernen, verändern oder unkenntlich machen. Eine vollständige Entfernung ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des Anbieters zulässig.

(8) Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden sowie das gemeinsam umgesetzte Projekt bzw. die implementierten Systeme als Referenz in geeigneter Form in Print- oder Onlinemedien zu benennen. Dies umfasst insbesondere die Nennung des Unternehmensnamens, die Verwendung von Logos des Kunden sowie die Darstellung von Screenshots, Systemoberflächen oder allgemeinen Darstellungen der implementierten Kommunikationssysteme. Der Kunde räumt dem Anbieter hierfür die erforderlichen einfachen Nutzungsrechte ein. Eine Referenznennung erfolgt sachlich, unter Beachtung geltender Geheimhaltungsvereinbarungen und unter Wahrung berechtigter Interessen des Kunden.

(9) Der Anbieter ist berechtigt, zur Durchführung von Konfigurations- oder Änderungswünschen sowie zur Wartung oder Fehlerbehebung auf die technische Instanz der Systeme bzw. einzelner Systemmodule zuzugreifen, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen erforderlich ist. Ein darüber hinausgehender Zugriff erfolgt nur mit vorheriger Zustimmung des Kunden.

6. Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde verpflichtet sich, sämtliche für die Einrichtung und den Betrieb der Systeme erforderlichen Inhalte, Daten und sonstigen Informationen vollständig, korrekt und in geeigneter Form bereitzustellen. Dies umfasst insbesondere Angaben zu Standorten, Preisen, Öffnungszeiten, Leistungen, E-Mail-Kommunikationsrichtlinien, Antwortvorgaben, Eskalationsregeln sowie auf Wunsch Bildmaterial oder andere medienbezogene Inhalte. Dies gilt auch für Inhalte und Konfigurationen, die der Kunde selbst über bereitgestellte Benutzeroberflächen, insbesondere ein Dashboard, anpasst oder verwaltet.

(2) Der Kunde ist verantwortlich für die inhaltliche Richtigkeit, rechtliche Zulässigkeit sowie die regelmäßige Aktualisierung der von ihm gelieferten Inhalte. Er stellt sicher, dass sämtliche Texte, Bilder und sonstigen Materialien in einem technisch geeigneten Format bereitgestellt werden und frei von Rechten Dritter sind, die der vertragsgemäßen Nutzung entgegenstehen. Der Anbieter ist nicht verpflichtet, die Inhalte auf ihre sachliche Richtigkeit, rechtliche Zulässigkeit oder technische Eignung zu überprüfen.

(3) Soweit Kommunikationsmodule genutzt werden, ist der Kunde dafür verantwortlich, die erforderlichen technischen Voraussetzungen für die jeweilige Anbindung bereitzustellen, sofern diese nicht durch den Anbieter oder einen Drittanbieter im Rahmen der Leistung bereitgestellt werden.

Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung geeigneter Integrationsvoraussetzungen gemäß den in Ziffer 2 (7) beschriebenen Integrationsformen (z. B. Rufnummern, Zugangsdaten, Schnittstellen oder vergleichbare technische Komponenten). Alternativ kann die Anbindung über durch den Anbieter vermittelte oder bereitgestellte Drittanbieter erfolgen.

Soweit E-Mail AI genutzt wird, stellt der Kunde sicher, dass er zur Anbindung der betreffenden E-Mail-Postfächer, Kommunikationssysteme oder sonstigen Nachrichtenkanäle berechtigt ist. Der Kunde ist ferner dafür verantwortlich, festzulegen, ob das System im Entwurfsmodus oder Automatikmodus betrieben wird und welche Arten von Nachrichten automatisiert verarbeitet oder beantwortet werden dürfen.

(4) Bei der Anbindung der Systeme an Drittsysteme ist der Kunde allein dafür verantwortlich, die technischen und rechtlichen Voraussetzungen für die Anbindung zu schaffen und sicherzustellen, dass er zur Nutzung der jeweiligen Systeme, Datenquellen und Schnittstellen berechtigt ist.

Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen, Nutzungsbedingungen und sonstigen Vorgaben der jeweiligen Drittanbieter sowie für die Nutzung öffentlich zugänglicher oder vom Kunden bereitgestellter bzw. zugänglich gemachter Datenquellen im Rahmen der bereitgestellten Funktionen.

(5) Der Kunde räumt dem Anbieter das Recht ein, sämtliche vom Kunden bereitgestellten oder im Auftrag des Kunden zugänglich gemachten Inhalte, Datenquellen und Systeme – einschließlich Webseiten, Buchungs-, Shop-, CRM-, Helpdesk-, Ticket-, E-Mail- oder sonstiger Drittsysteme – automatisiert zu erfassen, auszulesen, zu analysieren und zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen zu verarbeiten.

Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass:

er zur Nutzung, Verarbeitung und Weitergabe der betreffenden Inhalte und Daten berechtigt ist,

die Nutzung der angebundenen Systeme im Einklang mit den jeweils geltenden Vertragsbedingungen, Nutzungsbedingungen und sonstigen Regelwerken der Drittanbieter erfolgt,

und durch die Einbindung, den Zugriff oder die Verarbeitung durch den Anbieter keine Rechte Dritter verletzt werden.

Dies gilt unabhängig davon, ob die Integration über offizielle Schnittstellen (z. B. APIs), bereitgestellte Zugangsdaten oder sonstige technische Zugriffsmöglichkeiten erfolgt. Der Anbieter ist grundsätzlich nicht verpflichtet zu prüfen, ob die Nutzung eines Drittsystems durch den Kunden rechtlich zulässig ist.

Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die daraus resultieren, dass:

die Nutzung oder Anbindung eines Drittsystems gegen dessen Nutzungsbedingungen oder sonstige rechtliche Vorgaben verstößt,

oder der Kunde nicht über die erforderlichen Rechte zur Nutzung der betreffenden Systeme oder Daten verfügt.

Die Freistellung umfasst auch die Kosten einer angemessenen Rechtsverteidigung.

(6) Übermittelt der Kunde dem Anbieter Zugangsdaten, API-Schlüssel oder sonstige vertrauliche Zugangsinformationen, ist er verpflichtet, diese in geeigneter Form zu übermitteln und regelmäßig zu aktualisieren. Der Anbieter ist grundsätzlich nicht verpflichtet, die Sicherheit oder Geeignetheit dieser Daten zu überprüfen.

(7) Der Kunde prüft die Erstkonfiguration vor produktiver Nutzung und informiert den Anbieter innerhalb von 10 Werktagen über erforderliche Korrekturen. Erfolgt keine Rückmeldung und wird das System produktiv genutzt, gilt die Erstkonfiguration als freigegeben.

(8) Der Kunde verpflichtet sich, bereitgestellte Integrationscodes, Code-Snippets oder sonstige technische Integrationskomponenten ausschließlich im Rahmen der vertraglich vereinbarten Nutzung einzusetzen und keine technischen Änderungen vorzunehmen.

(9) Der Kunde hat sicherzustellen, dass der Einsatz der Systeme im Einklang mit geltendem Recht erfolgt, insbesondere mit datenschutzrechtlichen Vorschriften, sofern er selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist (siehe hierzu Ziff. 11 (3)).

(10) Der Kunde verpflichtet sich, die Systeme nicht für rechtswidrige oder missbräuchliche Zwecke einzusetzen. Insbesondere ist es untersagt, Inhalte über die Systeme zu verbreiten, die

(a) gegen geltendes Recht oder behördliche Anordnungen verstoßen,

(b) beleidigend, verleumderisch, diskriminierend, gewaltverherrlichend, pornografisch oder anderweitig unzulässig sind,

(c) Rechte Dritter, insbesondere Urheber-, Marken-, Wettbewerbs- oder Persönlichkeitsrechte verletzen,

(d) gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstoßen oder

(e) zur Verbreitung von Schadsoftware, Phishing-Inhalten oder sonstigen Sicherheitsrisiken führen.

Bei einem Verstoß gegen diese Bestimmungen ist der Anbieter berechtigt, die Systeme vorübergehend zu deaktivieren oder das Vertragsverhältnis außerordentlich zu kündigen.

(11) Der Kunde verpflichtet sich, die Systeme nur im Rahmen einer üblichen und vertragsgemäßen Nutzung einzusetzen. Eine Nutzung, die zu einer erheblichen oder übermäßigen technischen Belastung der Systeme führt oder die Stabilität oder Sicherheit der Systeminfrastruktur gefährdet, ist unzulässig. Der Anbieter ist berechtigt, in solchen Fällen geeignete Maßnahmen zu ergreifen, insbesondere die Nutzung vorübergehend zu beschränken oderzusätzliche Nutzungsentgelte zu vereinbaren.

(12) Soweit dem Kunden ein Zugang zu einem administrativen Dashboard oder Benutzerkonto zur Verfügung gestellt wird, ist der Kunde verpflichtet, die Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Der Kunde ist für sämtliche Aktivitäten verantwortlich, die über seinen Zugang erfolgen, sofern er diese zu vertreten hat. Der Anbieter ist unverzüglich zu informieren, wenn der Verdacht besteht, dass Zugangsdaten unbefugt verwendet wurden.

7. Laufzeit, Kündigung und Beendigung

(1) Die jeweils geltende Mindest- und Vertragslaufzeit ergibt sich aus dem individuellen Vertrag.

(2) Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um den ursprünglich vereinbarten Zeitraum (z.B. monatlich oder jährlich), sofern er nicht zuvor von einer der Parteien mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende der vereinbarten Vertragslaufzeit gekündigt wird.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(4) Nach Vertragsbeendigung deaktiviert der Anbieter den Zugriff auf die Systeme. Ein Zugriff durch Endkunden ist dann nicht mehr möglich. Der Kunde ist verpflichtet, eingebundene technische Integrationen, insbesondere Code-Snippets, Weiterleitungen, E-Mail-Weiterleitungen, Postfachanbindungen oder sonstige Anbindungen, zu entfernen bzw. zu deaktivieren. Eine fortgesetzte Nutzung der Systeme ist unzulässig.

(5) Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, vor Vertragsende etwaige gespeicherte Inhalte oder Konfigurationsdaten zu sichern. Nach Vertragsbeendigung und Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten ist der Anbieter berechtigt, gespeicherte Inhalte, Konfigurationsdaten sowie Vertrags- und Kundendaten zu löschen.

8. Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Die Höhe der laufenden monatlichen bzw. jährlichen Nutzungsentgelte sowie der einmaligen Einrichtungsgebühr ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot des Anbieters. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Soweit im Angebot, Vertrag oder in einer Preisübersicht nichts Abweichendes geregelt ist, beziehen sich die vereinbarten Nutzungsentgelte jeweils auf die Nutzung eines Kommunikationssystems für einen einzelnen Kommunikationskanal. Als Kommunikationskanäle gelten insbesondere Domains oder Websites bei Chat AI, Telefonnummern oder telefonische Kommunikationskanäle bei Phone AI sowie E-Mail-Adressen, Postfächer oder vergleichbare Nachrichtenkanäle bei E-Mail AI. Die Nutzung weiterer Kommunikationskanäle kann zusätzliche Nutzungsentgelte oder Einrichtungsgebühren auslösen.

(3) Die Abrechnung erfolgt je nach gewähltem Tarif und vereinbarter Vertragslaufzeit im Voraus (z.B. monatlich oder jährlich im Voraus). Die Zahlung ist jeweils innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug fällig.

(4) Zusatzleistungen, insbesondere individuelle Beratung, funktionale Erweiterungen der Systeme oder die Entwicklung neuer Dialogflows, werden nach Aufwand gemäß dem jeweils gültigen Stundensatz des Anbieters abgerechnet. Der Anbieter wird den Kunden vor Ausführung entsprechender Leistungen über den voraussichtlichen Aufwand informieren.

(5) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise für Leistungen mit Wirkung für zukünftige Abrechnungszeiträume zu ändern. Dies gilt insbesondere bei allgemeinen Kostensteigerungen, inflationsbedingten Preisentwicklungen, gestiegenen Infrastruktur- oder Lizenzkosten sowie bei Änderungen der zugrunde liegenden Abrechnungsparameter. Über Preisänderungen wird der Kunde mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten in Textform informiert. Im Fall einer Preiserhöhung steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Änderungszeitpunkt zu.

(6) Der Anbieter ist berechtigt, dem Kunden Rechnungen in elektronischer Form, insbesondere per E-Mail, zu übermitteln. Der Kunde erklärt sich mit dieser Form der Rechnungsstellung einverstanden.

9. Support, Wartung und Weiterentwicklung

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden während der Vertragslaufzeit einen technischen Support per E-Mail oder andere vom Anbieter bereitgestellte Supportkanäle zur Verfügung. Anfragen werden in der Regel innerhalb von 48 Stunden an Werktagen (Montag bis Freitag, außer an gesetzlichen Feiertagen in Berlin) beantwortet.

(2) Der Anbieter ist berechtigt, die Software regelmäßig zu aktualisieren, weiterzuentwickeln und technische Anpassungen vorzunehmen, sofern dadurch keine wesentlichen Leistungseinschränkungen für den Kunden entstehen. Der Kunde hat keinen Anspruch auf bestimmte Weiterentwicklungen oder neue Funktionen.

(3) Wartungsarbeiten, Systemupdates oder technische Änderungen, die zu einer vorübergehenden Nichterreichbarkeit der Systeme führen können, werden – soweit möglich – außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt. Der Anbieter informiert den Kunden rechtzeitig über geplante Wartungsfenster, sofern diese zu einer voraussichtlichen Unterbrechung führen.

10. Verfügbarkeit und Haftung für Störungen

(1) Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Bereitstellung der Systeme, übernimmt jedoch – vorbehaltlich individueller Vereinbarungen – keine verbindliche Verfügbarkeitsgarantie. Der Anbieter kann für einzelne Leistungen oder Tarifmodelle abweichende Service-Level oder Verfügbarkeitszusagen vereinbaren. Solche Service-Level gelten ausschließlich, soweit sie im jeweiligen Angebot oder einer gesonderten Leistungsbeschreibung ausdrücklich festgelegt wurden.

(2) Der Anbieter haftet nicht für Störungen oder Beeinträchtigungen, die außerhalb seines Einflussbereichs liegen. Dazu gehören insbesondere Störungen des Internets, Hostingausfälle bei Dritten oder Fehler in Websites, Telefonanlagen, E-Mail-Systemen, Mailservern, Helpdesk- oder Ticketsystemen, Plattformen oder sonstigen Kanälen des Kunden, in die die Systeme eingebunden sind oder Störungen bei externen Telekommunikations- oder cloudbasierten Kommunikationsdiensten. Dies gilt auch für Funktionen, die auf der Verfügbarkeit von Drittquellen oder externen Datenanbietern beruhen (z. B. „Insights AI“).

11. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere gemäß Art. 28 DSGVO.

(2) Die Parteien schließen zu diesem Zweck einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) ab, der Bestandteil der vertraglichen Vereinbarungen ist. Der AV-Vertrag wird dem Kunden zusammen mit dem Angebot oder bei Vertragsschluss in geeigneter Weise zur Verfügung gestellt.

(3) Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher für sämtliche personenbezogenen Daten, die durch die Nutzung der Systeme verarbeitet werden. Er ist verpflichtet, den Endnutzern gegenüber alle erforderlichen Informationen gemäß Art. 13 DSGVO bereitzustellen und sicherzustellen, dass deren Einsatz auf seinen Websites, Telefonanlagen, E-Mail-Systemen, Postfächern oder sonstigen Kanälen datenschutzkonform erfolgt.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, zur Erfüllung seiner vertraglichen Leistungen Unterauftragnehmer (Subunternehmer) einzusetzen. Eine Liste der eingesetzten Subunternehmer wird dem Kunden auf Anfrage zur Verfügung gestellt. Der Anbieter stellt sicher, dass alle Subunternehmer vertraglich auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet sind.

(5) Weitere Informationen zur Datenverarbeitung finden sich in der Datenschutzerklärung des Anbieters.

12. Speicherung von Daten

(1) Die Speicherdauer von Kommunikationsdaten, elektronischen Nachrichten, Kommunikationshistorien, Entwürfen, Antworten, Anhängen sowie sonstigen im Rahmen der Systeme verarbeiteten Daten richtet sich nach der jeweiligen Systemkonfiguration, den vom Anbieter bereitgestellten Speicher- und Aufbewahrungsfunktionen sowie den Festlegungen des Kunden im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

(2) Der Anbieter empfiehlt aus Gründen der Datenminimierung und Speicherbegrenzung eine regelmäßige Überprüfung und Beschränkung der Speicherfristen auf das für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderliche Maß.

(3) Soweit Analyse-, Statistik- oder Auswertungsdaten langfristig gespeichert werden, erfolgt deren Speicherung nach Möglichkeit in anonymisierter Form. Sofern eine vollständige Anonymisierung technisch nicht möglich oder für den jeweiligen Zweck nicht erforderlich ist, kann die Speicherung auch in pseudonymisierter Form erfolgen.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die von ihm bereitgestellten Speicher- und Aufbewahrungsfunktionen sowie die hierfür verfügbaren Speicherfristen aus technischen, organisatorischen, wirtschaftlichen oder datenschutzrechtlichen Gründen anzupassen. Über wesentliche Änderungen, die Auswirkungen auf die Speicherung von Daten des Kunden haben, wird der Kunde rechtzeitig in Textform informiert.

(5) Soweit eine Änderung zu einer Verkürzung bestehender Speicherfristen führt, wird dem Kunden vor Inkrafttreten der Änderung eine angemessene Frist eingeräumt, um betroffene Daten zu sichern oder zu exportieren, soweit entsprechende Funktionen bereitgestellt werden.

13. Haftung und Gewährleistung

(1) Der Anbieter haftet für Schäden des Kunden nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, sowie bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(2) Eine weitergehende Haftung des Anbieters – gleich aus welchem Rechtsgrund – ist ausgeschlossen. Die Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes bleiben unberührt.

(3) Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass die Systeme in jeder technischen Umgebung oder in jeder Konfiguration des Kunden fehlerfrei funktionieren. Es obliegt dem Kunden, vor produktiver Nutzung zu prüfen, ob die Systeme in seinem konkreten Anwendungsumfeld und im Rahmen der gewählten Integrationsform gemäß Ziffer 2 (7) ordnungsgemäß funktionieren.

(4) Der Anbieter übernimmt keine inhaltliche Verantwortung für Informationen, die über die Systeme vermittelt werden, soweit diese auf Angaben des Kunden beruhen. Der Anbieter haftet zudem nicht für die sachliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der von den Systemen generierten Antworten, Antwortvorschlägen, Entwürfen oder sonstigen Kommunikationsinhalten, auch wenn der Kunde zutreffende Daten bereitgestellt hat. Die Systeme arbeiten teilweise KI-gestützt; technisch bedingte Fehlinterpretationen oder inhaltliche Abweichungen können daher nicht ausgeschlossen werden. Für rechtsverbindliche oder geschäftskritische Aussagen bleibt der Kunde selbst verantwortlich.

(5) Die Systeme dienen ausschließlich der automatisierten Kommunikationsunterstützung mit Endnutzern. Sie treffen keine eigenständigen geschäftlichen oder rechtlichen Entscheidungen und schließen keine rechtsverbindlichen Verträge im Namen des Kunden ab. Soweit über die Systeme Informationen bereitgestellt, Anfragen beantwortet, elektronische Nachrichten verarbeitet oder beantwortet oder Angebote vorbereitet werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Inhalte und Konfigurationen.Ergebnisse oder Inhalte, die durch die Systeme automatisiert erzeugt oder bereitgestellt werden („Systemausgaben“), dienen ausschließlich der Unterstützung der Kommunikation mit Endnutzern. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die inhaltliche Richtigkeit und rechtliche Zulässigkeit solcher Systemausgaben zu prüfen, insbesondere bevor diese weiterverarbeitet, veröffentlicht oder gegenüber Dritten verbindlich verwendet werden.Soweit das System bei E-Mail AI im Entwurfsmodus betrieben wird, obliegt die Prüfung, Freigabe und Versendung der erzeugten Entwürfe ausschließlich dem Kunden. Der Anbieter übernimmt keine Verantwortung für die inhaltliche oder rechtliche Prüfung solcher Entwürfe.Soweit das System bei E-Mail AI im Automatikmodus betrieben wird, erfolgt die automatisierte Versendung von Nachrichten ausschließlich auf Grundlage der vom Kunden festgelegten Konfigurationen, Regeln und Inhalte. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Eignung und Zulässigkeit dieser Konfigurationen vor der produktiven Nutzung zu prüfen.

(6) Bei der Nutzung von sprachbasierten Kommunikationsfunktionen (z. B. Mikrofoneingaben im Chat oder Phone-Services) werden Audioinhalte grundsätzlich nur während der aktiven Interaktionssitzung technisch verarbeitet. Eine dauerhafte Speicherung von Audioaufzeichnungen erfolgt nicht, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

(7) Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die auf(a) einer rechtswidrigen Nutzung der Systeme durch den Kunden oder(b) vom Kunden bereitgestellten oder verarbeiteten rechtswidrigen Inhalten beruhen.

Dies umfasst insbesondere Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften sowie gegen Rechte oder Nutzungsbedingungen Dritter (z. B. Urheber-, Marken-, Wettbewerbs- oder Datenschutzrecht). Die Freistellung umfasst auch die Kosten einer angemessenen Rechtsverteidigung. Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich über geltend gemachte Ansprüche.

(8) Sofern der Anbieter auf Wunsch des Kunden Integrationen in Drittanbietersysteme (z.B. Verwaltungssoftware, E-Mail-Systeme, Microsoft 365, Google Workspace, Helpdesk- oder Ticketsysteme, Messenger-Dienste wie WhatsApp, Kalenderanwendungen, o.ä.) vornimmt, obliegt die Prüfung der rechtlichen und technischen Zulässigkeit der jeweiligen Integration allein dem Kunden. Übermittelt der Kunde dem Anbieter in diesem Zusammenhang Zugangsdaten, API-Keys oder sonstige sensible Informationen, erfolgt dies auf eigene Verantwortung des Kunden. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Schäden, die aus der Nutzung, dem Verlust oder der Offenlegung dieser Daten entstehen, es sei denn, der Schaden beruht auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten des Anbieters.

(9) Der Anbieter haftet nicht für Einschränkungen oder Ausfälle der Systeme, die auf technische Änderungen, Störungen oder die Nichtverfügbarkeit von Schnittstellen oder Telekommunikations- bzw. cloudbasierten Kommunikationsdiensten Dritter (z. B. APIs von Verwaltungssoftware, E-Mail-Systemen, Microsoft 365, Google Workspace, Helpdesk- oder Ticketsystemen oder Messenger-Plattformen wie WhatsApp) zurückzuführen sind.

(10) Soweit dem Kunden im Rahmen der Systeme Auswertungen, Statistiken oder Kennzahlen (z. B. Nutzungsdaten, Kommunikationszusammenfassungen, Kommunikationsvolumen, Entwurfs- und Freigabestatistiken, statistische Analysen, Kennzahlen oder sonstige Auswertungen) zur Verfügung gestellt werden, dienen diese ausschließlich zu Informationszwecken. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder wirtschaftliche Verwertbarkeit solcher Auswertungen. Dies gilt insbesondere auch für Auswertungen und Analysen im Rahmen von „Insights AI”.

14. Geheimhaltung

(1) Die Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten vertraulichen Informationen unbefristet geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben. Vertrauliche Informationen sind insbesondere technische, wirtschaftliche und geschäftsbezogene Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder nach den Umständen als vertraulich erkennbar sind.

(2) Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt nicht für Informationen, die

(a) der jeweils empfangenden Partei bereits bekannt waren,

(b) ohne Verstoß gegen diese AGB öffentlich zugänglich geworden sind,

(c) rechtmäßig von Dritten erlangt wurden oder

(d) aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder behördlicher Anordnung offengelegt werden müssen.

15. Änderung der AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies erforderlich ist, um gesetzliche oder regulatorische Anforderungen umzusetzen, technische oder organisatorische Weiterentwicklungen der Systeme abzubilden, neue Module oder Funktionen zu ergänzen oder Sicherheits- und Datenschutzanforderungen anzupassen, und soweit die Änderungen dem Kunden zumutbar sind.

(2) Über geplante Änderungen wird der Kunde mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten in Textform informiert. Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb eines Monats ab Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Der Anbieter wird den Kunden in der Mitteilung ausdrücklich auf das Widerspruchsrecht und die Frist hinweisen.

16. Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Zwingende verbraucherschützende Vorschriften finden keine Anwendung, da die Leistungen ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB bestimmt sind.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand und Erfüllungsort ist Berlin, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Dasselbe gilt, wenn der Kunde keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland oder der EU hat oder Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Zeitpunkt der Klageerhebung nicht bekannt sind.

(3) Änderungen und Ergänzungen dieser AGB sowie aller vertraglichen Vereinbarungen bedürfen der Textform. Das gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Regelung tritt diejenige gesetzlich zulässige Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Regelung am nächsten kommt.

Stand der HeyLouis Service-AGB: 01.02.2026